Thông thường, trước khi sử dụng hóa đơn GTGT đặt in, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bài viết này, Ketoan.vn sẽ hướng dẫn bạn những công việc phải thực hiện để thông báo phát hành hóa đơn lần đầu qua mạng mới nhất năm 2020.
1. Quy định về thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
Căn cứ khoản 3, Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu.
“4. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
– Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ khai Thông báo phát hành bóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời gian thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
– Trường hợp khi nhận được thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.”
2. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần đầu
Bao gồm những nội dung sau:
2.1. Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB/AC
Thông tin ghi trên Thông báo phát hành hóa đơn phải đầy đủ các nội dung sau:
- Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)
- Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hóa đơn (nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn)
- Ngày lập, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
2.2. Hóa đơn mẫu (do nhà in cung cấp)
Hóa đơn mẫu phải thể hiện đúng, đầy đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành, có số hóa đơn (là một dãy các chữ số 0) và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
2.3. Quyết định của cơ quan thuế về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in
Khi doanh nghiệp nôp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và đưa ra quyết định có được sử dụng hay không.
3. Cách nộp Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn qua mạng
Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp Thông báo phát hành hóa đơn trực tiếp qua mạng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Để thực hiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Chữ ký số
- Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (định dạng XML)
- Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn (bản scan) đính kèm vào file word.
Các bước thực hiện như sau
- Bước 1: Làm thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK
Đăng nhập vào phần mềm HTKK. Ở mục Hóa đơn, chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC).
Hoàn thành các thông tin bắt buộc trên Thông báo phát hành.
Sau khi đã nhập xong, chọn Kết xuất XML để chuẩn bị nộp qua mạng.
- Bước 2: Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
Truy cập vào website nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc thuedientu.gdt.gov.vn
Sau đó, đăng nhập MST của doanh nghiệp –> Chọn Tài khoản –> Đăng ký thêm tờ khai
Tích chọn Thông báo phát hành hóa đơn –> Tiếp tục
Sau khi đăng ký xong, bạn tiến hành nộp Thông báo phát hành hóa đơn vào mục Nộp tờ khai –> Tải lên (tương tự như việc nộp tờ khai Thuế GTGT)
- Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu qua mạng
Các bạn phải Scan hóa đơn mẫu từ bên nhà in cung cấp dịch vụ và Quyết định được sử dụng hóa đơn mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp. Sau đó, đính kèm trong file word.
Các bạn nộp bản Word qua mạng như sau:
– Vào Tra cứu –> TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn
– Đính kèm file Word vào Thông báo phát hành hóa đơn vừa nộp qua mạng.
– Các bạn chọn File Word hóa đơn mẫu để nộp rồi chọn Ký nộp là hoàn thành.
CHÚ Ý:
- Sau khi nộp, 2 ngày sau bạn kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa để có thể sử dụng hóa đơn.
- Truy cập vào website tracuuhoadon để kiểm tra tình trạng sử dụng:
– Nếu thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin –> Được phép sử dụng.
– Nếu chưa có kết quả thì bạn cần in bản cứng để nộp trực tiếp cho cơ quan thuế.
Xem thêm bài viết tại
5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử
Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mẫu BC26/AC trên phần mềm HTKK
Sai sót trong hóa đơn điện tử cần phải xử lý như thế nào?
