Khi làm trong ngành kế toán, chắc chắn bạn cũng biết rằng, hàng tồn là một bộ phận quan trọng của công ty. Bởi vì nếu quy ra tiền mặt thì nó cũng sẽ chiếm một phần nho nhỏ. Vậy nên kế toán hàng tồn kho cũng là một vị trí giữ vai trò quan trọng. Một số những lỗi mà kế toán viên thường hay gặp khi theo dõi hàng tồn kho mà bạn cần phải biết. Bởi vì khi mắc phải lỗi này thì sẽ gây ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.
Lỗi về hóa đơn, chứng từ là lỗi mà kế toán hàng tồn kho thường gặp
Bất cứ hoạt động kinh doanh nào có phát sinh tài chính cũng đều cần phải có hóa đơn. Và một trong những lỗi kế toán viên thường gặp phải khi kiểm tra hàng tồn đó chính là về chứng từ và hóa đơn.
- Trong quá trình nhập hàng, không có lưu trữ hay là ghi nhận lại hóa đơn, chứng từ. Chính vì điều này mà khi kiểm tra thì sẽ không có hóa đơn, chứng từ để chứng minh được hàng tồn kho. Bên cạnh đó thì không có cả biên bản cho việc gia nhận hay là nhập hàng. Chính vì sai lầm này mà kế toán viên sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề kiểm tra kho hàng.
- Khi nhập kho nhưng lại không có lưu lại hóa đơn hay là chứng từ hợp lệ. Hoặc là những giao dịch mua hàng có giá trị trên 20 triệu đồng. Những giao dịch này cần phải chuyển khoản nhưng lại thanh toán tiền mặt mà không kèm theo hóa đơn. Tất cả những hoạt động nhập hay xuất hàng mà không có lưu lại chứng từ thì sẽ gây khó khăn về sau.
- Khi mà hàng hóa xuất hay là nhập kho nhưng kế toán viên không thể lập kịp thời. Đây cũng là một vấn đề thường gặp khi làm kế toán kho hàng tồn.
Kế toán kho không thường xuyên kiểm tra các thông tin về kho hàng
Kho hàng và những thông tin, sổ sách về kho hàng là những yếu tố mà kế toán viên cần phải thường xuyên kiểm tra. Bởi vì nếu như không kiểm tra thường xuyên thì chắc chắn là sẽ xảy ra những sai lệch mà càng lâu thì sẽ càng khó điều chỉnh.
- Thời điểm cuối năm, ngày 31/12 là thời điểm kế toán viên cần phải kiểm kê tổng quát kho hàng. Nhưng sai lầm lớn nhất của kế toán hàng tồn kho đó chính là không kiểm tra lại.
- Kế toán viên không có lịch kiểm tra định kỳ. Không chủ động kiểm tra giữa sổ sách giữa thủ kho và sổ kế toán kho. Nếu hai thông tin ở sổ đều khớ nhau thì sẽ không có vấn đề gì. Nhưng hai bên thông tin sai lệch thì cần nhanh chóng kiểm tra lại để điều chỉnh.
- Kế toán viên cần phải thường xuyên kiểm tra số lượng thực tế của hàng tồn kho. Sau đó sẽ so sánh số lượng thực tế với sổ kế toán kho. Nếu như xảy ra sự chênh lệnh thì kế toán viên sẽ là người tìm hiểu nguyên nhân và sớm điều chỉnh lại.
- Trong nhiều trường hợp, trên hệ thống vẫn báo còn hàng tồn nhưng thực tế là không còn. Trường hợp này là do khi xuất hàng ra bán nhưng lại không xuất hóa đơn. Chính vì thế mà vấn đề này kế toán hàng tồn kho cần phải theo dõi sát sao hơn nữa.
- Kế toán viên không thường xuyên lập bảng xuất nhập tồn hàng tháng cho doanh nghiệp. Như thế sẽ khó theo dõi kho hàng tồn hơn.
- Kế toán viên không kiểm tra kỹ về số lượng xuất – nhập – tồn nhưng vẫn ghi số liệu khống vào trong sổ theo dõi kế toán.
Chưa làm theo đúng như quy chế hoạt động của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp khi đi vào hoạt động thì chắc chắn là đều có quy chế làm việc của riêng mình. Bởi vì có quy chế thì mới có thể quản lý được tốt nhất kho hàng của mình.
- Kế toán viên chưa làm đúng như quy chế vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp. Hoặc là kế toán viên chưa thể xây dựng được định mức tiêu hao của vật tư. Điều này có liên quan nhiều đến vấn đề quản lý kho hàng tồn.
- Không tách biệt được nhiệm vụ giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho. Cả hai vị trí này đều không giống nhau và mỗi người đều có một nhiệm vụ riêng biệt. Nếu gộp chung vào thì rất có thể là vấn đề quản lý hàng tồn sẽ càng trở nên khó khăn hơn.
- Kế toán kho không hạch toán trên TK 151. Khi mà hàng hóa đã thuộc về quyền sở hữu của công ty. Nhưng đang trên đường đi và chưa nhập vào kho hàng. Đây là những sai sót thường gặp phải khi mà bạn kiểm kê kho hàng.
- Kế toán viên lập phiếu xuất nhập kho nhưng không đúng như quy định. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc kiểm kê. Đôi khi nó còn gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
- Thủ kho nhập một mã hàng khác, kế toán hàng tồn lại nhập một mã khác. Vấn đề này sẽ gây ra sự chênh lệch giữa các mã hàng. Cần có sự thống nhất giữ thủ kho và kế toán kho hàng tồn.
- Kế toán viên không viết phiếu xuất kho mỗi khi xuất hàng. Có rất nhiều kế toán hàng tồn kho đều đợi cuối tháng mới bắt đầu viết phiếu xuất.
Xem thêm:
Kế toán xuất nhập khẩu cần làm những công việc gì?
Kế toán tiền lương và 3 thuật ngữ cơ bản về tiền lương mà bạn cần biết
