Năm 2020, hóa đơn điện tử dường như đã được sử dụng rộng rãi hơn, hầu hết ở các doanh nghiệp. Bởi sự tiện ích, hiệu quả trong quản lý đối với doanh nghiệp. Về cách thức sử dụng hóa đơn điện thế nào có thể các bạn kế toán đều đã nắm được. Chỉ có phần lưu trữ hóa đơn điện tử, nhiều bạn vẫn cảm thấy lúng túng. Có những lưu ý đặc biệt nào khi lưu trữ hóa đơn điện tử? Cùng mình tìm hiểu trong bài viết sau nhé.
1. Lưu trữ hóa đơn điện tử để làm gì?
Lưu trữ hóa đơn điện tử cũng là quy định của Luật kế toán và Luật giao dịch điện tử. Theo đó, bên bán cần lưu trữ HĐĐT trong vòng 10 năm như lưu trữ hóa đơn giấy, tài liệu kế toán. Việc lưu trữ HĐĐT cũng giúp bên mua không bị phụ thuộc vào tình trạng website hay phần mềm HĐĐT của bên bán, chủ động hơn trong các lần giao dịch.
2. Định dạng của hóa đơn điện tử khi lưu trữ
Để đảm bảo các số liệu được minh bạch, chính xác, tránh rắc rối khi kiểm tra; kế toán nên lưu trữ hóa đơn điện tử ở 2 dạng file: 1 bản file PDF và 1 bản file XML. Bản PDF là bản thể hiện nội dung hóa đơn, còn bản XML là bản thể hiện dữ liệu hóa đơn. Cụ thể:
- Hóa đơn lưu trữ dạng file PDF không có giá trị pháp lý vì chỉ là bản thể hiện nội dung của file XML; bản này thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có hình thức như một tờ hóa đơn giấy bình thường.
- Hóa đơn lưu trữ dạng file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn; có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa chữa.
3. Hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để lưu trữ khi nào?
Hóa đơn điện tử được lưu trữ khi đáp ứng những điều kiện sau:
Cơ sở pháp lý của hóa đơn
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, HĐĐT có đầy đủ cơ sở pháp lý khi thỏa mãn được tất cả các điều kiện sau:
- HĐĐT phải có sự đảm bảo về tính tin cậy, toàn vẹn của thông tin; khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.
- Tính toàn vẹn của thông tin được thể hiện ở các tiêu chí sau: thông tin đầy đủ ;và không bị thay đổi bởi bất cứ tác nhân nào; (trừ trường hợp thay đổi hình thức hóa đơn phát sinh trong quá trinhg lưu trữ, chuyển giao hoặc hiển thị hóa đơn).
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
Ngoài ra, HĐĐT còn phải tuân thủ những quy định về hóa đơn bán hàng; cung ứng dịch vụ; (quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP).
Hình thức hóa đơn điện tử
Hình thức của HĐĐTđược lưu trữ phải đảm bảo giống với khuôn mẫu được ban hành. Nội dung trên hóa đơn điện tử phải giữ nguyên tính chất khi được lập và gửi đi; đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cũng như đảm bảo chất lượng giao dịch.
Thông tin trên hóa đơn điện tử
Thông tin trên HĐĐT phải được lưu trữ theo trình tự chặt chẽ; có đầy đủ thông tin về ngày, giờ, tên người lập hóa đơn.
4. Quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử
HĐĐT sau khi được khởi tạo, kế toán xử lý và lưu trữ thông tin hóa đơn lên máy tính; hoặc thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin lâu dài; hoặc phần mềm lưu trữ tài liệu trực tuyến. Lưu trữ hóa đơn là bước quan trọng đối với doanh nghiệp trong quản lý tài chính. Căn cứ Khoản 1, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, kế toán lưu trữ như sau:
- Kế toán sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán; và lưu trữ HĐĐT thời hạn 10 năm theo quy định của Luật kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ đơn vị cung cấp HĐĐT trung gian thì đơn vị này cũng cần lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm.
- Bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các thiết bị có chức năng lưu trữ thông tin như USB; đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong; hoặc lưu trữ trên trang web trực tuyến.
Lưu trữ hóa đơn điện tử là khâu quan trọng để doanh nghiệp quản lý tài chính. Ngoài ra, định kỳ doanh nghiệp sẽ được thanh tra kiểm tra thuế. Nên nếu không còn hóa đơn lưu trữ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt. Hiện nay cũng có nhiều phương tiện để kế toán lưu trữ hóa đơn đảm bảo an toàn, bảo mật; giúp công việc của kế toán dễ dàng hơn.
Xem thêm:
Xuất hóa đơn điện tử lùi ngày sẽ bị xử lý thế nào?
Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
Có cần đóng dấu với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy không?
