Quản trị dòng tiền luôn là một vấn đề làm đau đầu không ít các doanh nghiệp. Một tác nhân quan trọng tác động đến dòng tiền đó là việc quản lý các khoản phải thu của doanh nghiệp, kế toán có tốt hay không. Một số doanh nghiệp chưa nhận thức đúng về vai trò về kế toán công nợ, thậm chí cho rằng việc thu nợ là trách nhiệm của riêng phòng kế toán… Vậy kế toán công nợ là gì? Làm gì để quản lý công nợ hiệu quả?
Kế toán công nợ là gì?
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại những khoản nợ của khách hàng và với đối tác, nhà cung cấp, có công nợ đơn giản, có công nợ phức tạp và cần phải có kế toán công nợ để ghi chép, xử lý các vấn đề liên quan đến công nợ. Nếu quản lý công nợ tốt doanh nghiệp sẽ tránh được những thiệt hại không đáng có, ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Cũng như các vị trí kế toán khác, kế toán công nợ phản ánh được tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó phân tích, kịp thời đưa ra kế hoạch phát triển đúng đắn.
Clip dưới đây sẽ nêu ra một số việc cần làm của kế toán công nợ phải thu cũng như chia sẻ một số kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực này:
1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Kế toán công nợ phải tạo một file theo dõi công nợ khách hàng và được cập nhật đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát phát sinh liên quan đến công nợ. File theo dõi công nợ có thể được tích hợp trong phần mềm kế toán hoặc file excel.
Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán … vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẻ đến các chứng từ kế toán.
2. Duy trì tốt các mối quan hệ
Người làm kế toán công nợ còn phải có mối quan hệ tốt các phòng ban (như phòng kinh doanh) trong nội bộ doanh nghiệp của mình, bởi đó là bộ phận nắm các mối quan hệ, liên quan trực tiếp đến việc bán hàng, liên quan đến việc thu và kiểm soát công nợ.
3. Gởi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gởi. Nghĩa là bạn phải nhận được sự xác nhận của người nhận, người phê duyệt hóa đơn, đảm bảo hóa đơn phải được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.
4. Xem lại khoản phải thu thường xuyên
Định kỳ, kế toán công nợ chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng. Kế toán lập các Báo cáo công nợ như: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, vượt hạn mức nợ …gửi về cho Kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận chuyên trách.
5. Gọi điện thoại nhắc nợ
Việc nhắc nợ, kế toán công nợ nên thực hiện (bằng email. điện thoại) trước khoảng 5-10 ngày trước khi nợ đến hạn thanh toán. Gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng bạn phải chuẩn bị trước và luôn với trạng thái thoải mái, nhẹ nhàng. Tránh gọi những ngày đầu năm, thận trọng khi phải gọi điện thoại nhắc nợ ngày đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng về phía khách hàng.
Kế toán công nợ khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhưng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy theo thái độ của khách nợ; Nghệ thuật giao tiếp của bạn sẽ quyết định phần lớn thành công trong việc thu hồi công nợ.
6. Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ
Phản ánh những vướng mắc trong quá trình thu hồi công nợ về Kế toán trưởng hoặc người phụ trách, nhưng bạn phải chủ động đưa ra các giải pháp thu nợ tối ưu nhất.
Trên đây là một số chia sẻ về công việc của kế toán công nợ, hy vọng sẽ hữu ích cho các bạn nhất là các bạn mới bước chân vào công việc này. Hiện nay, các báo cáo quản lý công nợ, hạn nợ và tuổi nợ đã được các nhà cung cấp phần mềm kế toán như MISA đáp ứng tương đối đầy đủ. Doanh nghiệp đăng ký tìm hiểu phần mềm TẠI ĐÂY
Xem thêm:
20 nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ trong doanh nghiệp
