Đã có không ít những trường hợp kế toán viên phát hiện quỹ tiền mặt bị âm. Thường là khi làm báo cáo tài chính. Điều này đôi khi sẽ làm kế toán viên hoang mang vì không biết là tiền của công ty bị thất thoát đi đâu. Khi rơi vào tình trạng này thì kế toán viên cần phải có cách xử lý cho riêng mình.
Tình trạng quỹ tiền mặt bị âm là gì?
Quỹ tiền mặt bị âm chính là tình trạng bị chênh lệch tiền quá nhiều. Dễ hiểu hơn là khi tình trạng tiền chi trên sổ sách kế toán lại nhiều hơn so với tổng số tiền thu trên sổ sách. Và việc bị chênh lệch về quỹ tiền mặt bị âm là hoàn toàn bất hợp lí.
Chính vì thế nên khi kế toán viên phát hiện ra vấn đề này thì cần phải tìm ra được nguyên nhân trước. Bởi vì biết được nguyên nhân thì mới có thể biết được cách giải quyết. Nếu như kế toán viên cứ để tình trạng quỹ tiền mặt bị âm thì chắc chắn là sẽ ảnh hưởng nặng đến tình hình doanh nghiệp.
Nguyên nhân của quỹ tiền mặt bị âm là gì?
Trong ngành kế toán thì sẽ có rất nhiều những nguyên nhân khác nhau khiến cho quỹ tiền mặt bị âm. Tuy nhiên thì có một số nguyên nhân điển hình mà bạn có thể tham khảo.
- Nguyên nhân có thể là do chính kế toán viên sai sót trong vấn đề hạch toán. Kế toán viên có thể là thiếu nghiệp vụ thu tiền. Hoặc là trong quá trình chi tiền kế toán viên đã khống lên. Đây có thể là một trong những nguyên nhân khiến cho bạn bị chênh lệch tiền trong sổ.
- Kế toán làm sai lệch nghiệp vụ chi tiền trước – thu tiền sau. Đây là một trong những điểm mà kế toán viên thường mắc phải. Chính vì sai ở giai đoạn này nên trong khi hạch toán thì kế toán viên sẽ phát hiện ra sự chênh lệch về tiền.
- Kế toán viên khi mà hạch toán thu chi ngoại tệ nhưng lại không nhất quán cùng một phương pháp. Đây cũng có thể là nguyên nhân chính dẫn đến việc quỹ tiền bị âm. Bởi vì khi sử dụng quá nhiều các phương pháp khác nhau, bạn sẽ bị loạn và dẫn đến sự nhầm lẫn.
- Lỗi do kế toán viên ghi chép sai sổ sách, hoặc là trong quá trình hạch toán thì bị nhầm lẫn. Thông thường thì kế toán viên thường sai ở công đoạn ghi chép sổ sách. Bởi vì vậy nên số tiền trong sổ và tiền trong quỹ tiền mặt lại không khớp với nhau.
Đây là một số những nguyên nhân khiến cho bạn bị âm quỹ tiền mặt. Chính vì thế mà kế toán viên có thể dựa vào những điểm này để tìm ra nguyên nhân chính.
Xử lý quỹ tiền mặt bị chênh lệch như thế nào?
Khi bạn đã tìm ra được nguyên nhân làm cho quỹ tiền mặt bị âm. Tiếp theo bạn sẽ cách xử lý. Việc xử lý quỹ tiền mặt bị chênh lệch không khó. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo những cách xử lý dưới đây.
- Kế toán viên sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ nhân viên trong công ty. Để xem là các nhân viên trong công ty đã đóng góp đầy đủ vốn điều lệ hay chưa. Trong trường hợp mà chưa đóng góp đủ thì sẽ đóng ngay tiền mặt và hạn chế phương thức chuyển khoản.
- Kế toán viên có thể chuyển sang làm hợp đồng vay tiền cho doanh nghiệp dạng ngắn hạn. Lưu ý là vay tiền với lãi suất 0%. Có thể thấy rằng đây là cách xử lý tiền mặt bị âm phổ biến mà các kế toán viên thường hay sử dụng.
- Sử dụng các hóa đơn bán hàng trước đó để làm phiếu thu. Và trong phiếu thu đó thì kế toán viên sẽ ghi với nội dung là khách hàng đặt tiền mua hàng.
- Kế toán viên sẽ dựa vào những hóa đơn mua hàng trước đó để chuyển cho nhà cung cấp. Với mục đích là để nhà cung cấp lùi lại.
Việc kế toán viên để xảy ra vấn đề âm quỹ là do làm nghiệp vụ không được chuẩn. Chính vì thế nên mới dẫn đến tình trạng bị âm tiền như vậy. Vậy nên khi bạn có sử dụng cách xử lí nào trong này thì cũng sẽ có ưu điểm và hạn chế. Kế toán viên cần phải cân nhắc về cách lựa chọn xử lý.
Xem thêm:
Tuyệt chiêu giữ chân khách hàng mà Giám đốc Marketing cần biết
Thất thoát hàng hóa doanh nghiệp và nguyên nhân thất thoát hàng hóa?
Thuế thu nhập doanh nghiệp và những điều cần biết
