Hóa đơn GTGT là một trong những loại giấy tờ có giá trị quan trọng. Chính vì thế mà kế toán viên cần phải lưu trữ những loại hóa đơn này cẩn thận. Tuy nhiên thì có không ít những trưởng hợp làm mất hóa đơn GTGT. Khi xảy ra những tình huống này thì kế toán viên cần phải có cách để xử lý cho mình.
Cách để kế toán viên xử lý khi làm mất hóa đơn GTGT đầu ra
Cách xử lý
Trong trường hợp nếu như kế toán viên phát hiện là mình đã làm mất tờ hóa đơn GTGT đầu ra. Kế toán viên sẽ xử lý theo cách dưới đây:
- Tiến hành lập báo cáo gửi lên cơ quan Thuế, trình bày về việc đã làm mất hóa đơn GTGT đầu ra. Việc lập hóa đơn sẽ được tiến hành lập trong vòng q5 ngày, kể từ ngày bạn làm mất hóa đơn. Đối với mẫu Báo cáo hóa đơn hỏng thì kế toán viên sẽ sử dụng mẫu BC21/AC.
- Cách thứ hai mà kế toán viên có thể áp dụng, không cần phải gửi Báo cáo hóa đơn. Đó chính là kế toán viên sẽ tiến hành đăng nhập vào phần mềm HTKK. Sau đó bạn sẽ lựa chọn vào mục “hóa đơn”, chọn báo cáo mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn.
Mức xử phạt khi mất hóa đơn
Khi bạn làm mất hóa đơn TGT đầu ra thì bạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 4 triệu đến 8 triệu. Cụ thể là trong một số những trường hợp như sau:
- Làm mất hóa đơn bán hàng, nhưng đối với liên thứ hai cho khách hàng, đã lập hoặc chưa lập, chưa đến tay khách hàng thì sẽ bị phạt. Ngoại trừ trường hợp hóa đơn bị mất do hỏa hoạn hoặc là mất do thiên tai thì sẽ không bị phạt.
- Trường hợp bị mất nhưng hai bên đã tiến hành lập biên bản để ghi nhận lại sự việc. Thì sẽ có tình tiết giảm nhẹ về việc xử phạt hành chính.
- Trong trường hợp làm mất hóa đơn GTGT trong thời hạn lưu trữ thì sẽ bị phạt theo luật Kế toán.
Lưu ý là trong trường hợp nếu như đã báo cáo mất hóa đơn, nhưng sau đó kế toán viên lại tìm được. Lúc đó nếu cơ quan Thuế chưa ban hành mức xử phạt vi phạm thì kế toán viên sẽ không bị phạt hành chính.
Còn đối với trường hợp người bán đã lập sai hóa đơn nhưng lại xóa bỏ và lập hóa đơn khác để thay thế. Trường hợp này thì người bán sẽ bị phạt cảnh cáo.
Khi mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì giải quyết như thế nào?
Cách giải quyết
Không chỉ có hóa đơn GTGT đầu ra, hóa đơn đầu vào cũng có yếu tố rất quan trọng. Trong trường hợp mà kế toán viên làm mất hóa đơn GTGT đầu vào thì sẽ giải quyết như sau:
- Cả hai bên tiến hành gặp nhau và thống nhất về việc lập biên bản mất hóa đơn. Lưu ý là nội dung trong biên bản cần phải lập rõ liên đầu tiên của người khai báo. Và thông tin là nộp thuế ở trong tháng nào. Tiến hành ký và ghi rõ họ tên của người đại diện hợp pháp. Trong biên bản cần phải có đóng dấu đỏ hợp lệ. Còn đối với mức xử phạt mất hóa đơn, thì theo điều 12 của TT 10/2014/TT-BTC đã quy định. Người làm mất hóa đơn sẽ bị phạt từ 2 đến 4 triệu đồng.
- Người bán có thể chụp lại hóa đơn liên đầu cho người mua. Sau đó sẽ ký tên và đóng dấu của người đại diện pháp lý để giao lại cho người mua. Lưu ý là khi đó bạn cần phải làm một biên bản về vấn đề mất hóa đơn. Sẽ sử dụng biên bản này để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Mức xử phạt hành chính
Mức xử phạt hành chính cụ thể về việc làm mất hóa đơn như sau:
Bạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 4 triệu đến 8 triệu trong một số những trường hợp như sau:
- Nếu làm mất, làm cháy hoặc hỏng những hóa đơn đã lập. Những hóa đơn này sử dụng để phục vụ cho việc kê khai thuế thì sẽ bị xử phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Đối với những trường hợp làm mất hóa đơn do bị thiên tai, hỏa hoạn thì sẽ không bị phạt.
- Trong trường hợp mà làm mất hóa đơn, nhưng hai bên đã gặp nhau và thống nhất làm biên bản mất hóa đơn. Như thế thì sẽ được quy vào tình tiết giảm nhẹ và sẽ được giảm mức xử phạt hành chính. Trong trường hợp mà có tình tiết giảm nhẹ thứ hai thì sẽ không bị phạt hành chính mà chỉ phạt cảnh cáo.
- Trong trường hợp nếu như bạn đã tìm lại được hóa đơn trước khi Cục thuế ban hành mức xử phạt thì sẽ không bị phạt hành chính nữa
Xem thêm:
Thanh tra kiểm tra thuế: Kế toán viên ứng phó như thế nào?
