Trong quá trình làm việc, kế toán chắc hẳn đã gặp nhiều trường hợp mặc dù có đầy đủ chứng từ, hóa đơn nhưng một số loại chi phí lại không được tính vào chi phí thuế TNDN.
Vậy những khoản chi phí bị khống chế này là gì? Khi hạch toán chi phí bị khống chế cần lưu ý những điều gì để tránh gặp sai sót trong quá trình thanh tra thuế? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
I. Điều kiện để các chi phí thỏa mãn là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Các khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Khoản chi đó phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo pháp luật
- Nếu khoản chi đó có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
II. Các khoản chi phí bị khống chế
1. Các khoản chi trực tiếp có tính chất phúc lợi cho người lao động
Theo khoản 4, điều 3 thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi này bao gồm:
- Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị
- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập
- Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động
- Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khỏa chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động) và những khoản chỉ có tính chất phúc lợi khác.
Các khoản chi liên quan đến phúc lợi của người lao động trên đây không được vượt quá 1 thansg lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
2. Tiền ăn ca
Theo quy định tại khoản 2, điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì hiện nay phụ cấp ăn ca đang được doanh nghiệp áp dụng dưới 2 hình thức:
- Doanh nghiệp tổ chức nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn
- Phụ cấp ăn ca bằng tiền
Nếu doanh nghiệp không tổ chức nấu ăn thì có thể chi tiền trực tiếp cho nhân viên. Mức chi phụ cấp ăn ca sẽ do thủ trưởng doanh nghiệp quyết định nhưng phải thỏa mãn điều kiện về phụ cấp ăn ca hiện hành.
Kể từ ngày 15/10/2016 thì tiền chi bữa ăn giữa cho người lao động tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng. Có nghĩa là, mức khống chế đối với khoản phụ cấp tiền ăn ca là 730.000 đồng/người/tháng. Điều này đồng nghĩa với việc nếu doanh nghiệp chi cho người lao động số tiền ăn ca vượt quá 730.000 đồng/tháng thì khoản chênh lệch đó sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ không được đưa vào chi phí được trừ phần tiền ăn vượt mức khi tính thuế TNDN.
3. Tiền chi trang phục, bảo hộ lao động, các khoản bảo hiểm có bị khống chế
a) Tiền chi trang phục
Hiện nay có các hình thức chi trang phục cho nhân viên như sau:
- Chi trang phục bằng tiền
- Chi trang phục bằng hiện vật
- Chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật
Mức khống chế với phần chi trang phục cụ thể như sau:
- Nếu doanh nghiệp chi bằng tiền thì khoản chi phí sẽ được tính theo số thực chi những không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.
- Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng hiện vật thì sẽ không bị khống chế mức chi. Tuy nhiên cần phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ đối với khoản trang phục này.
- Nếu doanh nghiệp vừa chi bằng tiền vừa chi bằng hiện vật thì phần chi bằng tiền sẽ bị khống chế ở mức 5 triệu đồng/người/năm.
b) Tiền chi bảo hộ lao động
Đối với khoản chi cho bảo hộ lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
c) Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN- BNN, kinh phí công đoàn
Theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2, mục II Hướng dẫn 1784/HD-TLĐ ngày 06/11/2017, doanh nghiệp phải trích theo tỷ lệ quy định. Cụ thể năm 2020, tỷ lệ trích là:
- BHXH: 17%
- BHTN-BNN: 0.5%
- BHYT: 3%
- BHTTN: 1%
- Kinh phí công đoàn: 2%
d) Các khoản trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ
Đối với các khoản này, mức khống chế để được tính vào chi phí được trừ là 3 triệu đồng/người/tháng.
4. Các khoản chi trực tiếp có tính chất phúc lợi cho người lao động
Theo khoản 4, điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi liên quan đến phúc lợi cho người lao động không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Các khoản này bao gồm:
- Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị.
- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
- Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
- Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
5. Chi phí thuê sửa chữa TSCĐ, trích trước TSCĐ
Các chi phí về bằng sáng chế, tài liệu kỹ thuật, giấy phép chuyển giao công nghệ, lợi thế kinh doanh sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh với thời gian phân bổ không quá 3 năm.
Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là TSCĐ theo quy định sẽ được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.
Tiền thuê TSCĐ sẽ được phân bổ dần theo số năm mà bên đi thuê trả trước.
6. Chi phí liên quan đến công tác phí
Chi phí phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp doanh nghiệp có khoản tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác, đồng thời thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
7. Chi phí lãi vay
Theo khoản 2.17, 2.18 khoản 2 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC thì khoản chi phí lãi vay bị khống chế được quy định như sau:
- Phần lãi vay của các đối tượng khác không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay thì sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
- Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ thì phần chi trả lãi tiền vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ thì phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Cách xác định như sau:
TH1: Số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ.
TH2: Số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn:
- Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân với tổng số lãi vay.
- Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân với lãi suất của khoản vay nhân với với thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.
8. Chi phí khấu hao TSCĐ
Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Một số trường hợp cụ thể như sau:
- Nếu trích khấu hao nhanh hơn khung trích khấu hao theo quy định thì chi phí vượt khung đó sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Nếu áp dụng khấu hao theo đường thẳng được khấu hao nhanh mà mức khấu hao nhanh vượt quá 2 lần mức khấu hao theo đường thẳng thì phần khấu hao vượt quá 2 lần sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.
9. Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động không đúng theo quy định của pháp luật
Theo quy định tại điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC thì khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế chưa chi cho đến thời điểm hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm (30/3) sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Trừ trường hợp doanh nghiệp cso trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề thì mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Lưu ý: Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Xem thêm:
Đưa lương thưởng tháng 13 vào chi phí hợp lý như thế nào cho chuẩn?
Chi phí quà Tết cho nhân viên có phải chi phí hợp lý?
Hướng dẫn hạch toán chi phí quà Tết tặng khách hàng và nhân viên
