Khi làm kế toán viên trong các doanh nghiệp, chắc chắn là bạn cũng đã biết về hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Đây là một trong những loại hóa đơn quan trọng, vận hành trong doanh nghiệp dựa trên quy định của pháp luật. Vì thế nên các kế toán viên thường phải rất thận trọng với những loại hóa đơn này. Chữ ký trên hóa đơn GTGT là một vấn đề mà kế toán viên cần phải quan tâm.
Những quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT không chỉ quy định về cách vận hành trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì nó cũng có quy định về cả chữ ký trên hóa đơn GTGT.
Quy định về chữ ký trên hóa đơn khi mua hàng
- Theo như Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 đã quy định. Yêu cầu bắt buộc cả người mua và người bán đều phải ghi và ký rõ họ tên vào trong hóa đơn GTGT. Nếu như bên bán hàng có con dấu riêng thì sẽ cộng thêm cả dấu vào trong hóa đơn. Trên hóa đơn GTGT cần có cả ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Đối với bên có nghĩa vụ là cung cấp hàng hóa thì sẽ phải xin được chữ ký của Thủ trưởng vào trong hóa đơn GTGT. Nếu như trong trường hợp mà Thủ trưởng của đơn vị không ký thì cũng cần phải có giấy ủy quyền của Thủ trưởng để cho người khác ký thay. Cần phải điền đầy đủ họ tên của Thủ trưởng và không quên việc đóng dấu củ tổ chức vào phía trên bên trái của hóa đơn GTGT.
- Trong những trường hợp mà mua hàng trực tiếp thì bên mua không nhất thiết phải có chữ ký. Ví dụ một số trường hợp mua hàng trực tiếp như là mua qua điện thoại hay là mua hàng qua mạng. Và khi tiến hành lập hóa đơn tại tiêu thức thì người mua hàng cần phải ghi và ký rõ họ tên. Còn bên bán hàng cần phải ghi rõ hình thức bán hàng là gì.
Quy định mẫu chữ ký và cách ký trên hóa đơn
- Chữ ký cần phải được ký bằng bút bi hoặc là dạng bút mực. Tuyệt đối không được sử dụng bút phai màu để ký.
- Tuyệt đối không được sử dụng bút màu đỏ để ký lên hóa đơn GTGT.
- Chữ ký phải là chữ mới được ký, chữ tươi. Nghiêm cấm không được sử dụng những chữ ký được khắc sẵn.
- Nghiêm cấm các hành vi tẩy xóa hay là sửa chữa chữ ký trên hóa đơn
- Chữ ký của cùng một người phải cùng mẫu và trùng với mẫu chữ ký đã đăng ký trước đó.
Mức xử phạt khi vi phạm về chữ ký trên hóa đơn GTGT
Khi bạn vi phạm một trong những lỗi về chữ ký trên hóa đơn GTGT thì bạn sẽ bị xử phạt theo đúng quy định của pháp luật.
Theo như Nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 đã quy định rõ về việc vi phạm về chữ ký trên hóa đơn.
Phạt hành chính từ 3 triệu đến 5 triệu đồng
Một số những hành vi vi phạm về chữ ký trên hóa đơn sẽ bị phạt hành chính từ 3 đến 5 triệu đồng. Các hành vi sau đây:
- Tự ý tẩy xóa hay là sửa chữa chữ ký trên hóa đơn GTGT
- Người mua hoặc là người bán tiến hành ký chữ ký trên hóa đơn bằng mực màu đỏ hoặc là ký bằng bút bị phai màu.
- Người mua hoặc là người bán không ký chữ ký bằng mực tươi. Thay vào đó là sử dụng chữ ký được khắc sẵn để ký lên hóa đơn.
Phạt hành chính từ 5 triệu đến 10 triệu
Một số những hành vi vi phạm nghiêm trọng hơn về hóa đơn GTGT sẽ bị xử phạt hành chính từ 5 đến 10 triệu. Đó là những hành vi sau đây:
- Trên hóa đơn GTGT chưa có ghi đầy đủ nội dung của người có trách nhiệm ký hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật.
- Người ký vào hóa đơn GTGT không đúng thẩm quyền, không thuộc trách nhiệm ký hóa đơn GTGT.
- Chữ ký trên hóa đơn không giống nhau, không giống với mẫu chữ ký của đã đăng ký.
- Trên hóa đơn GTGT không có đầy đủ các chữ ký theo đầy đủ các chức danh yêu cầu.
Tất cả những hành vi vi phạm chữ ký trên hóa đơn đều sẽ bị xử phạt hành chính. Mức độ xử phạt nặng hay nhẹ là phụ thuộc vào mức độ vi phạm của bạn.
Phần mềm kế toán MISA đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ Tài chính – Kế toán theo đúng Thông tư 133/TT-BTC/2014 và Thông tư 200/TT-BTC/2016 của Bộ Tài chính. Phần mềm giúp doanh nghiệp chuẩn hóa sổ sách kế toán ngay từ đầu, giúp kế toán vận dụng hiệu quả các hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo…vào công tác kế toán tài chính doanh nghiệp.
Để tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán MISA SME.NET mới nhất, kế toán vui lòng click xem tại đây
Xem thêm:
Quyết toán thuế là gì? Bạn đã biết hết về quyết toán thuế chưa?
Giám đốc doanh nghiệp cần làm những công việc nào?
