Nhìn chung, hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều. Vì những tiện ích của nó nên hóa đơn điện tử được sử dụng khá là phổ biến. Và một khi đã sử dụng loại hóa đơn này, không thể tránh được việc lưu trữ hóa đơn điện tử (HĐĐT). Nhiều doanh nghiệp sẽ gặp phải vấn đề trong quá trình lưu trữ HĐĐT.
Vì sao doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn điện tử?
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập thì thường sẽ thắc mắc về việc tại sao lên phải lưu trữ HĐĐT. Vậy thì doanh nghiệp cần phải hiểu rằng, việc lưu trữ không phải là thích hay không thích, nên hay là không nên. Mà trong Luật kế toán và Luật giao dịch điện tử đã quy định rõ ràng. Tất cả hóa đơn điện tử cần phải được lưu trữ trong vòng 10 năm giống như hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử định dạng như thế nào?
Khi quá trình lưu trữ HĐĐT diễn ra thì doanh nghiệp cần phải chú ý về định dạng của hóa đơn. Bạn cần phải lưu trữ song song file dưới cả hai dạng đó là PDF và XML. Cụ thể là file PDF sẽ là file thể hiện cả tờ hóa đơn điện tử. Còn đối với file XML là file chứa nội dung của HĐĐT.
- Đối với file XML chứa toàn bộ nội dung của hóa đơn. Nếu trong trường hợp có trục trặc với hóa đơn thì nó sẽ có giá trị pháp lý.
- Đối với file PDF thể hiện được nội dung, nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp. Nó sẽ tồn tại ở dạng là một tờ hóa đơn thông thường như bạn vẫn thấy. Tuy nhiên thì PDF không có giá trị pháp lý nếu như có trường hợp trục trặc xảy ra. File này chỉ là thể hiện lại những nội dung lưu trữ trong XML.
Dù mỗi file có một đặc điểm khác nhau nhưng đều có tính quan trọng. Vì thế mà bạn cần phải lưu ý khi lưu những HĐĐT của công ty mình.
Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử trong một doanh nghiệp
Bạn phải biết rằng không phải bất cứ HĐĐT nào cũng có thể lưu trữ. Muốn lưu trữ HĐĐT phải đáp ứng được những điều kiện dưới đây:
- Hóa đơn khi được tạo ra, điều quan trọng nhất chính là thông tin. Thông tin trong HĐĐT phải đảm bảo được độ tin cậy và chính xác tuyệt đối.
- Để có thể đánh giá thông tin trên HĐĐT có toàn vẹn hay không. Đó là khi thông tin vẫn còn nguyên vẹn và chưa bị sửa chữa, thay đổi.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có thể sử dụng và truy cập được dưới dạng hoàn chỉnh nhất
- Hóa đơn điện tử phải đảm bảo là giống với khuôn mẫu HĐĐT đã được luật pháp ban hành.
- Nội dung trên HĐĐT được thiết lập đầy đủ, đúng với những quy định trong Luật kế toán.
Chỉ khi HĐĐT của bạn đáp ứng được những yêu cầu trên thì mới được doanh nghiệp lưu trữ.
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Khâu lưu trữ HĐĐT như thế nào chắc hẳn được nhiều người quan tâm nhất. Thông thường thì các doanh nghiệp sẽ lưu trữ HĐĐT trên những thiết bị có chức năng ghi nhớ thông tin. Hoặc là một số doanh nghiệp sẽ lưu trữ trên những thiết bị ghi nhớ trực tuyến. Trong Khoản 1, Điều 1 Thông tư 33/2011/TT-BTC đã quy định rõ ràng về việc lưu trữ hóa đơn.
Doanh nghiệp sẽ lưu trữ HĐĐT cụ thể như sau:
- Bên bán hoặc là bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử này để ghi vào sổ kế toán. Trong quá trình lập Báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Luật kế toán. Nếu như trong trường hợp HĐĐT được khởi tạo và cấp từ bên trung gian. Thì bên tổ chức trung gian sẽ phải có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn trong vòng 10 năm.
- Doanh nghiệp là bên bán hoặc là bên mua, hoặc là tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử. Những bên này sẽ có trách nhiệm là lưu trữ hóa đơn điện tử cẩn thận. Cụ thể là sẽ lưu trữ hóa đơn điện tử ra những thiết bị như là đĩa flash USB, đĩa CD hay là đĩa VCD.
Hiện nay thì trên thị trường đã có nhiều những loại thiết bị để doanh nghiệp có thể sử dụng lưu trữ HĐĐT. Giúp việc lưu trữ nhanh chóng và an toàn hơn.
Xem thêm:
Tuyệt chiêu giữ chân khách hàng mà Giám đốc Marketing cần biết
