Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại thuế mà bạn sẽ gặp thường xuyên khi làm kế toán. Không chỉ kê khai mà kế toán viên còn phải làm hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Nhưng việc quyết toán này thực sự không hề dễ dàng như bạn vẫn nghĩ.
Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Công tác chuẩn bị hồ sơ để quyết toán thuế TNCN, bạn cần phải chuẩn bị những loại hồ sơ như sau.
Hồ sơ thuộc về người lao động
Vì là mảng thuế TNCN nên những hồ sơ này chắc chắn phải liên quan đến người lao động. Những hồ sơ liên quan đến người lao động như là các loại hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động dài hạn, thời hạn hoặc giao khoán.
Bên cạnh đó, kế toán viên cần chuẩn bị hồ sơ xin việc của người lao động. Trong hồ sơ cần phải đính kém những giấy tờ liên quan như sở yếu lí lịch, đơn xin việc…
Đối với hồ sơ của người lao động, kế toán viên chuẩn bị mỗi người một bản riêng biệt.
Chuẩn bị những quy định của doanh nghiệp
Ở bất cứ công ty nào cũng sẽ có những quy định của doanh nghiệp. Trong quá trình quyết toán thuế TNCN, kế toán viên sẽ tổng hợp lại những quy định ở trong doanh nghiệp. Một số quy định mà kế toán viên cần phải chuẩn bị như sau:
- Quy chế về vấn đề tuyển dụng nhân lực, quy chế làm việc và quy chế về lương thưởng của doanh nghiệp.
- Quyết định về chức danh và quyết định về lương của người lao động
- Quy chế dành riêng cho người lao động.
Chuẩn bị những chứng từ liên quan đến tiền lương để quyết toán thuế TNCN
Kế toán viên cần chuẩn bị một số những chứng từ có liên quan đến tiền lương của người lao động. Bao gồm một số những chứng từ như sau:
- Bảng tính lương của nhân viên
- Bảng chấm công làm việc của nhân viên
- Chứng từ, hóa đơn thanh toán tiền lương
- Bảng tăng ca, giờ làm thêm của nhân viên
- Thang bảng lương quy định của công ty
- Bảng trích nộp quỹ bảo hiểm của người lao động
- Thông báo về việc nộp tiền bảo hiểm xã hội hàng tháng
- Tờ khai thuế TNCN hàng tháng của doanh nghiệp
- Nếu đã nộp thuế TNCN thì kế toán cần có chứng từ nộp tiền
Chuẩn bị hồ sơ chi tiết để quyết toán thuế TNCN
Khi bạn làm việc với các Cơ quan thuế, bạn sẽ thấy những cơ quan này làm việc rất nghiêm ngặt. Họ sẽ kiểm tra toàn bộ những giấy tờ có liên quan đến thuế TNCN của công ty. Vậy nên kế toán viên cần phải chuẩn bị những giấy tờ chi tiết để phục vụ cho việc quyết toán thuế TNCN.
Hồ sơ chi tiết cho khoản tiền lương
- Kế toán viên cần phải chuẩn bị phiếu chi lương thực tế ở trong doanh nghiệp. Lưu ý là trên những phiếu chi tiền lương này cần phải có đầy đủ chữ ký của cấp trên và người lao động.
- Chuẩn bị đầy đủ các khoản tiền lương, thưởng và chi phí nộp bảo hiểm của người lao động.
- Các khoản đã chi cho tiền công, tiền thưởng và những chi phí khác cho người lao động. Những khoản này đã hạch toán vào chi phí sản xuất của công ty.
Hồ sơ về khoản chi tiền nhà ở đối với người lao động (nếu có)
- Những khoản chi này cần phải được ghi đầy đủ ở trong hợp đồng lao động trước đó. Trong hợp đồng hãy ghi rõ là doanh nghiệp chi trả khoản này cho người lao động. Bởi khoản này mang tính chất như là tiền công hay tiền lương. Chú ý, những khoản này cần phải có hóa đơn chứng từ đầy đủ.
Chi phí về khoản chi trang phục cho người lao động
Đối với hồ sơ cho chi phí trang phục của người lao động. Phần chi này cần phải có hóa đơn, chứng từ rõ ràng. Và mức chi không được vượt quá mức 5 triệu đồng trên 1 năm, đối với 1 người lao động. Nếu đã ứng được những yêu cầu này, khoản chi này sẽ được tính vào khoản chi phí hợp lý.
Hồ sơ cho chí phí đi công tác của người lao động
- Hóa đơn, chứng từ khi sử dụng chi phí
- Có quyết định, thông báo về việc đi công tác
- Những khoản này cần có trong quy định của công ty với mức tiền cụ thể
Xem thêm:
Con dấu công ty và những vấn đề mà bạn cần biết
