Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có nhu cầu thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện ở nhiều địa điểm khác nhau. Vậy khi thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
I. Thế nào là văn phòng đại diện?
Văn phòng đại diện (VPĐD) là nơi đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo ủy quyền, đồng thời có trách nhiệm bảo vệ các quyền và lợi ích đó.
Một doanh nghiệp có thể thành lập nhiều VPĐD ở nhiều nơi khác nhau. Mục đích của việc này là để theo dõi, giám sát và thực hiện các hoạt động, dự án, chương trình được tổ chức phù hợp với từng địa phương đó.
VPĐD không chỉ giới hạn ở các công ty trong nước mà còn có thể là công ty Việt Nam có trụ sở ở các quốc gia khác. Ngoài ra văn phòng đại diện cũng có thể là các tổ chức kinh tế, văn hóa, xã hội, pháp lý của Việt Nam ở nước ngoài và ngược lại.
II. Đặc điểm văn phòng đại diện
VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, vừa có chức năng như một văn phòng liên lạc, vừa thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Tuy nhiên, VPĐD không có quyền thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lời nào hay nhân danh mình ký kết hợp đồng. Việc hạch toán của doanh nghiệp cũng phụ thuộc vào văn phòng đại diện do các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của VPĐD đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp.
VPĐD cũng không có tư cách pháp nhân. Đây chỉ là nơi đại diện hợp pháp của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.3
Vì vậy, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thành lập một đơn vị phụ thuộc chỉ để hỗ trợ quá trình tiếp cận khách hàng và đối tác, không có mục đích kinh doanh, thì doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc lập VPĐD. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các thủ tục kê khai thuế phức tạp, rườm rà. Hình thức văn phòng này cũng rất phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch, xây dựng, tư vấn…
III. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp
1. Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ này bao gồm:
- Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
- Biên bản họp và quyết định thành lập VPĐD chính thức của doanh nghiệp
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD (bản sao)
- Chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân của người đứng đầu (bản sao)
- Giấy chứng minh quyền đăng ký thành lập văn phòng đại diện nếu địa điểm đăng ký kinh doanh là tầng trệt của các chung cư
- Hợp đồng tư vấn và giấy giới thiệu đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tư vấn
2. Đăng ký thành lập
Để tiến hành đăng ký thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần:
- Gửi hồ sơ lên Sở kế hoạch đầu tư hoặc đăng ký thông qua Cổng thông tin điện tử quốc gia: dangkykinhdoanh.gov.vn
- Sau 3 ngày kể từ ngày đăng ký, kết quả đăng ký sẽ được gửi đến cho doanh nghiệp, có thể là giấy phép hoặc yêu cầu bổ sung, sửa đổi thông tin cần thiết để hoàn thiện hồ sơ.
IV. Quy định đối với văn phòng đại diện
- VPĐD cần có giấy chứng nhận hoạt động và con dấu riêng
- VPĐD có thể được thành lập cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trị sở chính và có thể thành lập nhiều văn phòng trong cùng một tỉnh
- VPĐD không phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế
Riêng đối với VPĐD có ký hợp đồng kinh tế được ủy quyền thì phải nộp thuế môn bài và nộp thuế TNCN với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên tại đơn vị với mức thuế môn bài là 1 triệu đồng/năm.
Hy vọng qua bài viết này, những doanh nghiệp nào đang có ý định thành lập văn phòng đại diện có thể tiến hành thực hiện một cách suôn sẻ và thành công.
Xem thêm:
Cập nhật quy định về thuế môn bài mới nhất năm 2020
Khi thành lập chi nhánh mới doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Điều kiện để thành lập doanh nghiệp mới
