Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các doanh nghiệp hoàn thành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào 01/11/2020. Như vậy, chỉ còn vài tháng nữa để các doanh nghiệp hoàn tất áp dụng hóa đơn điện tử vào quy trình hoạt động kinh doanh của mình. Hiện nay, có 2 loại hóa đơn điện tử trên thị trường là hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Để phân biệt được 2 loại hóa đơn điện tử này khác nhau như thế nào, ketoan.vn xin mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây.
1. Khái niệm
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là hóa đơn điện tử được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi doanh nghiệp gửi đi cho người mua. Lúc này trên hóa đơn điện tử sẽ có mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.
Với mã xác thực này, doanh nghiệp sẽ được Tổng cục Thuế lưu trữ và bảo quản dữ liệu một cách an toàn. Đồng thời khách hàng cũng có thể tự kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống lưu trữ thông qua mã xác thực này.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế ngoài việc không được cơ quan thuế cấp mã thì có chức năng hoàn toàn tương tự như hóa đơn điện tử có mã xác thực. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải tự chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản dữ liệu của mình mà không thông qua Tổng cục Thuế.
2. Phân biệt hóa đơn điện tử qua Đối tượng sử dụng
2.1. Với hóa đơn điện tử có mã
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã bao gồm:
- Doanh nghiệp sử dụng không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Doanh nghiệp có rủi ro về thuế cao
- Hộ cá thể kinh doanh thuộc lĩnh vực nông – lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng sử dụng thường xuyên từ 10 lao dộng trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên. Hoặc hộ cá thể kinh doanh thương mại, dịch vụ sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên.
- Hộ cá thể kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
2.2. Với hóa đơn điện tử không có mã
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã gồm các doanh nghiệp kinh doanh thuộc các lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp có rủi ro về thuế cao sẽ không được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Tương tự đối với những doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
3. Phân biệt hóa đơn điện tử qua Cách đăng ký sử dụng
3.1. Với hóa đơn điện tử có mã
– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sử dụng hóa đơnn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
– Kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn.
– Trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và gửi lại cho cơ quan thuế.
3.2. Với hóa đơn điện tử không có mã
– Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế truy cập vào Công thông tin điện tử của Tổng cục thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
– Kể từ khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn.
– Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
4. Phân biệt hóa đơn điện tử qua cách Lập hóa đơn
4.1. Với hóa đơn điện tử có mã
TH1: Doanh nghiệp sử dụng HĐĐT truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn sẽ dùng tài khoản được cấp để:
- Lập hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ
- Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã
TH2: Doanh nghiệp sử dụng HĐĐT có mã thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị để:
- Lập hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ
- Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để được cơ quan thuế cấp mã
4.2. Với hóa đơn điện tử không có mã
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập HĐĐT để lập HĐĐT trong quá trình buôn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, ký số trên HĐĐT và gửi cho người mua theo phương thức điện tử được người bán và người mua thỏa thuận với nhau.
5. Cấp mã hóa đơn điện tử
Việc cấp mã chỉ được thực hiện với HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Điều kiện để HĐĐT được cấp mã bao gồm:
- Thông tin đăng ký chính xác
- Định dạng HĐĐT đúng chuẩn
- Nội dung của HĐĐT phải đầy đủ
- HĐĐT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Nếu các điều kiện trên đã được đáp ứng đầy đủ thì hệ thống cấp mã của Tổng cục Thuế sẽ tự động cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã đến cho doanh nghiệp.
6. Phương thức gửi và nhận hóa đơn
Cả 2 loại hóa đơn điện tử đều được gửi và nhận theo sự thỏa thuận của bên mua và bên bán. Tuy nhiên HĐĐT không có mã sẽ được gửi cho người mua bằng phương thức điện tử.
7. Xử lý sai sót
7.1. Với hóa đơn điện tử có mã
TH1: Phát hiện sai sót nhưng chưa gửi hóa đơn cho người mua
Lúc này, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
TH2: Phát hiện sai sót và đã gửi cho người mua
Lúc này, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
TH3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
7.2. Với hóa đơn điện tử không có mã
TH1: Người bán đã lập và gửi cho người mua mà phát hiện sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện)
Lúc này, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
TH2: Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Lúc này, cơ quan thuế cần thông báo cho người bán để người bán kiểm tra. Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
Hy vọng qua bài viết trên các bạn đã phân biệt được 2 loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng trên thị trường hiện nay để tiến hành áp dụng đúng theo quy định của pháp luật.
Xem thêm:
5 lý do doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử
