Trong trường hợp hóa đơn không tiếp tục sử dụng thì phải xử lý như thế nào? Trình tự hủy hóa đơn gồm những bước nào? Ketoan.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn quy định về việc hủy hóa đơn giá trị gia tăng không còn sử dụng.
1. Quy định về các trường hợp được phép hủy hóa đơn
Theo quy định hiện hành, hóa đơn chỉ được phép hủy trong trường hợp sau đây:
- Hóa đơn GTGT bị in sai thông tin doanh nghiệp, in trùng số hóa đơn, in thừa thì phải hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in.
- Nếu doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh… không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì được phép hủy các hóa đơn chưa xuất.
- Trong trường hợp trên, doanh nghiệp tự quyết định hủy hóa đơn: thời hạn hủy chậm nhất là 30 ngày từ ngày doanh nghiệp có thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế.
- Nếu cơ quan thuế thông báo với doanh nghiệp hóa đơn hết giá trị sử dụng, yêu cầu doanh nghiệp phải hủy thì thời hạn hủy chậm nhất là 10 ngày,
- Nếu hóa đơn GTGT đã lập nhưng ghi sai MST thì phải lập biên bản hủy hóa đơn và có xác nhận của cả hai bên.
LƯU Ý:
- Đối với hóa đơn đã lập, nếu ghi sai tên, địa chỉ hoặc sai số tiền hàng, kế toán lập biên bản thu hồi hóa đơn hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn bổ sung. Không cần phải hủy hóa đơn.
- Không được hủy các hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án đang được điều tra. Việc xử lý phải tuân theo quy định của pháp luật.
2. Trình tự hủy hóa đơn giá trị gia tăng
- Bước 1: Lập bảng kê các hóa đơn cần hủy. Trên đó phải ghi chi tiết các thông tin sau: Tên, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy (ghi rõ số hóa đơn cần hủy).
- Bước 2: Lập và gửi giấy đề nghị hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Trên giấy đề nghị phải thể hiện đầy đủ các nội dung: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số…, lý do hủy hóa đơn.
- Bước 3: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn (Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện ban lãnh đạo, đại diện phòng kế toán). Nếu là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì không phải lập Hội đồng hủy hóa đơn.
- Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn.
- Bước 5: Lập biên bản hủy hóa đơn có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong hội đồng hủy hóa đơn. Các thành viên này phải chịu toàn bộ trách nhiệm có liên quan đến việc hủy hóa đơn.
- Bước 6: Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC gửi cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
3. Hồ sơ hủy hóa đơn giá trị gia tăng
Bộ hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:
- Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ gia đình, cá nhân kinh doanh)
- Bảng kiểm kê các hóa đơn cần hủy. Ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy.
- Biên bản hủy hóa đơn.
- Thông báo kết quả hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm thông tư 39/2014/TT-BTC).
Bạn chỉ cần phải nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Các biểu mẫu trên, bạn tự lập và lưu trữ tại doanh nghiệp để phục vụ giải trình sau này.
Có hai hình thức nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn:
- Cách 1: Nộp trực tiếp. Các bạn lập 2 bản: 1 bản lưu tại doanh nghiệp, 1 bản nộp cho cơ quan thuế.
- Cách 2: Nộp qua mạng: Thực hiện thông qua phần mềm HTKK. Sau đó kết xuất XML rồi nộp qua mạng.
5. Các hình thức hủy hóa đơn giá trị gia tăng
- Cắt góc (cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị.
- Đốt
- Xé nhỏ
Trong các hình thức hủy hóa đơn trên, bạn nên chọn cắt góc. Lưu ý thêm đó là mỗi chi cục thuế có thể yêu cầu một hình thức khác nhau tùy theo hướng dẫn.
Xem thêm các bài viết khác tại
Có cần xuất hóa đơn khi điều chuyển TSCĐ cho chi nhánh?
Phân biệt hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
Kế toán đã biết về việc hủy hóa đơn giá trị gia tăng hay chưa?
