Đối với dân văn phòng, đặc biệt là nhân viên kế toán, excel được coi là một phần mềm không thể thiếu. Đó là công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực đối với dân kế toán, giúp cho công việc được diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn nhiều. Trong excel, có rất nhiều hàm hay công thức cần phải nhớ, và những phím tắt không phải ngoại lệ. Bài viết sẽ chia sẻ với bạn những phím tắt thông dụng nhất, hay dùng nhất và hỗ trợ nhiều nhất trong excel kế toán.
1. Di chuyển nhanh trong bảng tính
Mục đích: Đôi khi trong quá trình làm việc, bảng tính của bạn quá dài, việc kéo chuột để theo dõi khiến bạn mệt mỏi, mỏi tay và khó để quan sát đầy đủ. Vì vậy, tổ hợp dưới đây sẽ giải quyết vấn đề đó. Tổ hợp phím này sẽ giúp bạn di chuyển nhanh đến dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, phải của bảng tính.
Thao tác: Tổ hợp phím Ctrl + ➝ (nhấn phím Ctrl cùng kết hợp với các phím mũi tên).
2. Di chuyển nhanh giữa các sheet
Thao tác:
- Tổ hợp phím Ctrl + Page Down: chuyển nhanh sang các sheet bên phải.
- Tổ hợp phím Ctrl + Page Up: di chuyển về các sheet bên trái (nhấn giữ phím Ctrl và nhấp phím PageDown/ PageUp để di chuyển sang sheet khác).
3. Lựa chọn nhanh bảng tính
Mục đích: Vùng dữ liệu đôi khi quá dài hoặc quá rộng khiến việc lựa chọn một khoảng dữ liệu nhất định gặp khó khăn. Vì vậy, tổ hợp phím dưới đây sẽ giúp bạn chọn nhanh vùng dữ liệu mà không phải rê chuột.
Thao tác: Tổ hợp phím Ctrl + Shift + ➜ (nhấn giữ phím Ctrl, Shift đồng thời kết hợp các phím mũi tên).
4. Copy nhanh công thức
Mục đích: thay thế việc phải rê chuột khi xuất hiện dấu + và nhấn giữ chuột kéo xuống các ô phía bên dưới.
Thao tác:
- Di chuyển chuột vào ô chứa công thức cần copy.
- Khi xuất hiện dấu +, bạn nhấn đúp chuột trái. Như vậy, công thức sẽ được copy xuống các ô bên dưới.
5. Tính tổng nhanh các cột/dòng
Mục đích: Hỗ trợ việc tính tổng khi bạn không muốn thực hiện hàm tính SUM hay kéo chuột để dùng AutoSum vì ngại phải gõ công thức vào ô tính toán.
Thao tác:
- Đặt con trỏ chuột cuối cột hoặc dòng cần tính tổng
- Nhấn tổ hợp phím Alt và phím +=
6. Định dạng nhanh đơn vị tiền tệ, phần trăm
Mục đích: Để định dạnh các đơn vị tiền tệ, phần trăm, số thập phân…mà không phải dùng Menu Format.
Thao tác: Mỗi tổ hợp phím dưới đây sẽ cho định dạng khác nhau:
- Ctrl + Shift + 1 : Định dạng số thập phân
- Ctrl + Shift + 2 : Định dạng giờ
- Ctrl + Shift + 3 : Định dạng ngày/ tháng
- Ctrl + Shift + 4 : Định dạng tiền tệ
- Ctrl + Shift + 5 : Định dạng phần trăm
7. Chèn nhanh giá trị tuyệt đối
Mục đích: thay thế thao tác hơi phức tạp và không tiện lợi Shift + $ khi phải gán giá trị tuyệt đối cho công thức bằng một thao tác đơn giản và nhanh gọn hơn.
Thao tác: Chỉ cần nhấn phím F4. Trong đó:
- Nhấn phím F4 lần một: tuyệt đối dòng và cột
- Nhấn phím F4 lần hai: chỉ tuyệt đối dòng
8. Ẩn/hiện công thức trong bảng tính
Mục đích: hiện công thức excel trong bảng tính để phục vụ cho việc quan sát lại công thức rõ hơn, hay hướng dẫn cho người khác.
Thao tác: Tổ hợp phím Ctrl và dấu ~
Chú ý, muốn trở về trạng thái khi chưa hiện công thức excel, bạn chỉ cần lặp lại thao tác nhấn tổ hợp phím Ctrl và dấu ~.
9. Chèn nhanh ngày, giờ vào bảng tính
Mục đích: chèn thời gian hiện tại vào một ô nào đó của bảng tính
Thao tác:
Nhấn phím Ctrl + ; (nhấn phím Ctrl và dấu chấm phẩy): Hiện ngày hiện tại.
Nhấn phím Ctrl + Shift + ; (nhấn phím Ctrl kết hợp với phím Shift và dấu chấm phẩy): Hiện giờ hiện tại.
10. Chèn nhanh cột, dòng, bảng tính mới
Thao tác:
- Ctrl + Spacebar: Chèn cột
- Shift + Spacebar: Chèn dòng
- Shift + F11: Chèn một trang bảng tính mới
Trên đây là những phím tắt phổ biến nhất, thông dụng nhất được dân văn phòng, đặc biệt là dân kế toán sử dụng. Tuy nhiên, bên cạnh 10 phím tắt bài viết đã liệt kê, còn rất nhiều các tổ hợp phím tắt khác mà các bạn cũng nên tìm hiểu thêm để có thể thực hiện công việc kế toán một cách đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
