Những nguyên tắc kế toán và cách định khoản các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo hướng dẫn của Thông tư 107/2017/TT-BTC sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết sau đây.
1. Nguyên tắc kế toán
1.1- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ, người cung cấp, dịch vụ, người nhận thầu… không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ trả tiền ngay.
1.2- Mọi khoản nợ phải trả cho người bán của đơn vị đều phải được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng phải trả, nội dung phải trả và từng lần thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ chi tiết phải trả cho người bán.
1.3- Khi hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho người bán, kế toán phải hạch toán rành mạch, rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp dịch vụ nếu chưa được phản ánh trên hóa đơn mua hàng.
1.4- Các khoản vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, đã nhập kho nhưng đến cuối kỳ chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
1.5- Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả cho người bán để thanh toán kịp thời, đúng hạn cho người bán.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 331- Phải trả cho người bán
Bên Nợ:
Các khoản đã trả cho người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ; người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu về xây dựng cơ bản.
Bên Có:
Số tiền phải trả cho người bán về tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản.
Số dư bên Có: Các khoản còn phải trả cho người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản.
Tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ (trường hợp cá biệt): Phản ánh số tiền đơn vị đã trả lớn hơn số phải trả.
3. Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
3.1- Đơn vị mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định
Nhận dịch vụ của người bán, người cung cấp; nhận khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành của bên B. Nhưng chưa thanh toán, căn cứ các chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 211, 213, 241…
Có TK 331- Phải trả cho người bán.
3.2- Đơn vị mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ chưa thanh toán
Dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156 (nếu nhập kho)
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang (nếu dùng ngay cho hoạt động SXKD)
Nợ các TK 211, 213 (nếu mua TSCĐ dùng ngay cho hoạt động SXKD)
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ) (nếu có)
Có TK 331- Phải trả cho người bán.
3.3- Khi nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD
Dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 154, 156, 211, 213.
Có TK 331- Phải trả cho người bán (số tiền phải trả người bán)
Có TK 333- Các khoản phải nộp Nhà nước (3337) (nếu có).
Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp NSNN và được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ).
Có TK 333- Các khoản phải nộp Nhà nước (33312).
3.4- Khi nhập khẩu nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD
Dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 154, 156, 211, 241,…
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (số tiền phải trả người bán).
Có TK 3337- Thuế khác (chi tiết thuế nhập khẩu, thuế TTĐB) (nếu có)
Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (33312) (thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp NSNN).
3.5- Thanh toán các khoản phải trả cho người bán, người nhận thầu XDCB, căn cứ vào chứng từ trả tiền, ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112, 366, 511…
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (nếu sử dụng dự toán chi hoạt động), hoặc
Có TK 012- Lệnh chi tiền thực chi (nếu sử dụng kinh phí Lệnh chi tiền thực chi), hoặc
Có TK 014- Phí được khấu trừ, để lại (nếu sử dụng nguồn phí được khấu trừ, để lại), hoặc
Có TK 018- Thu hoạt động khác được để lại (nếu mua bằng nguồn thu hoạt động khác được để lại).
3.6- Cuối niên độ kế toán sau khi xác nhận nợ hoặc khi thanh lý hợp đồng, đối với những đối tượng vừa có nợ phải thu, vừa có nợ phải trả
Thì tiến hành lập Bảng kê thanh toán bù trừ giữa nợ phải trả với nợ phải thu của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 131- Phải thu khách hàng.
Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu được nguyên tắc kế toán và cách hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán tại những đơn vị hành chính sự nghiệp. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm
Hạch toán tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang theo hướng dẫn của Thông tư 107
Hạch toán tài khoản 242 – Chi phí trả trước theo hướng dẫn của Thông tư 107
Hạch toán tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình theo hướng dẫn của Thông tư 107
