Sổ nhật ký chung là một phần quan trọng trong doanh nghiệp. Việc lập sổ nhật ký chung không hề dễ, nhưng nó sẽ trở nên đơn giản hơn nếu kế toán sử dụng phần mềm Excel để tạo lập. Tuy nhiên, việc lập sổ nhật ký chung trong Excel sẽ vô cùng khó khăn nếu kế toán không nắm được kiến thức cơ bản. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho kế toán, đặc biệt những bạn mới vào nghề cách lập sổ nhật ký chung bằng Excel.
1. Sổ nhật ký chung là gì?
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ cái.
2. Vai trò của sổ nhật ký chung
– Thống kê, kiểm soát hàng hóa, sản phẩm.
– Hỗ trợ công tác quản lý của doanh nghiệp.
3. Hướng dẫn lập sổ nhật ký chung trên Excel
Bước 1: Nắm rõ các thông tin cần có trong sổ Nhật ký chung
Sổ nhật ký chung sẽ có những thông tin cơ bản sau:
– Cột ngày tháng ghi sổ: là ngày thực hiện việc ghi sổ. (Chú ý ngày tháng ghi sổ phải bằng hoặc sau ngày trên chứng từ).
– Cột Số hiệu: số hiệu ghi trên chứng từ. Trong đó:
- Hóa đơn: là số hóa đơn và luôn có 7 số.
- Phiếu thu, phiếu chi: kí hiệu là PC…, PT…và dấu…là số thứ tự của phiếu thu, phiếu chi. (Ví dụ PC021: là phiếu chi số 21).
- Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng: kí hiệu là GBN…, GBC…
- Các bảng biểu, các bút toán kết chuyển: kí hiệu là PKT…
– Cột Ngày chứng từ: là ngày chính xác trên chứng từ.
– Cột Diễn giải: nội dung tóm tắt, ngắn gọn, đầy đủ để người không lập sổ cũng hiểu được.
– Cột Tài khoản Nợ/Có: định khoản Nợ/Có cho các nghiệp vụ phát sinh.
– Cột Tài khoản đối ứng: theo dõi tài khoản đối ứng cho những tài khoản đã định khoản bên cột Tài khoản Nợ/Có. (Chú ý để lấy tài khoản đối ứng chính xác, kế toán nên dùng dấu “=”).
>> Những hàm excel phổ biến nhất trong kế toán hiện nay
Bước 2: Thực hiện định khoản các bút toán của một tháng trên Nhật ký chung
Kế toán cần hoàn thiện thông tin vào cột Số phát sinh và cột Số dư. Trong đó:
– Cột Số phát sinh Nợ: ghi số tiền tương ứng với Tài khoản ghi Nợ.
– Cột Số phát sinh Có: ghi số tiền tương ứng với Tài khoản ghi Có.
– Cột Số dư Nợ hoặc dư Có.
Bước 3: Tổng cộng số phát sinh Nợ/Có
Trong bước này, ta sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL.
Câu lệnh: SUBTOTAL(9; dãy ô cần tính tổng).
Bước 4: Hoàn thành việc thiết lập số nhật ký chung trên Excel
Chú ý, cột tài khoản đối ứng nếu có 2 tài khoản trở lên, sử dụng công thức nối: = nhập vào tài khoản 1 &”;”& tài khoản 2.
Chú ý: Số tiền thuế (nếu có) = Số tiền hàng hoặc Doanh thu nhân (x) với Thuế suất.
>> Bật mí 10 phím tắt phổ biến nhất trong excel cho dân kế toán
Đây chỉ là những bước cơ bản nhất để lập sổ nhật ký chung trên Excel. Để thực hiện công việc này dễ dàng hơn, trước hết kế toán cần nắm rõ công dụng, cách sử dụng các hàm trên Excel, từ đó sử dụng thành thạo. Sau đó, kế toán sẽ vận dụng những kiến thức đó vào việc tạo lập sổ Nhật ký chung trên Excel. Như vậy, hiệu quả công việc sẽ cao hơn và độ chính xác, nhanh gọn cũng tăng lên.
