Sổ kế toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi chép, theo dõi và quản lý các hoạt động tài chính một cách chính xác. Việc lập và sử dụng sổ sách đúng quy định không chỉ đảm bảo minh bạch tài chính mà còn hỗ trợ quá trình kiểm toán, quyết toán thuế cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
1. Sổ kế toán là gì?
1.1. Khái niệm
Căn cứ khoản 1 Điều 24 Luật Kế toán 2015 có quy định như sau:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán bao gồm 2 loại:
- Sổ kế toán tổng hợp: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán, từng niên độ kế toán, quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Sổ kế toán tổng hợp gồm Sổ Nhật ký và Sổ Cái.
- Sổ sách kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của những tài khoản kế toán. Số liệu ghi trong sổ này nhằm mục đích phục vụ quản lý từng loại. Sổ kế toán chi tiết gồm Sổ và thẻ kế toán chi tiết.
1.2. Vai trò của sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính và quản lý doanh nghiệp. Cụ thể:
- Ghi chép và lưu trữ thông tin tài chính: Sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các giao dịch tài chính, từ thu nhập, chi phí đến tài sản và nợ phải trả. Bên cạnh đó, đây là cơ sở dữ liệu quan trọng để theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp theo từng thời kỳ.
- Hỗ trợ quản lý và ra quyết định: Dữ liệu kế toán giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính, kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Nhờ sổ sách kế toán, ban lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Sổ sách kế toán là căn cứ để thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước, giúp doanh nghiệp kê khai và nộp thuế đúng quy định. Việc ghi chép minh bạch, rõ ràng giúp tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến gian lận tài chính.
- Hỗ trợ kiểm toán và đánh giá tài chính: Các cơ quan kiểm toán, nhà đầu tư và đối tác thường dựa vào sổ sách kế toán để đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin kế toán – tài chính minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin với cổ đông, ngân hàng và đối tác kinh doanh.
2. Một số nguyên tắc, quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán
Theo Điều 26 Luật Kế toán 2015, quy định về việc mở, ghi, khóa và lưu trữ sổ sách kế toán bao gồm các nội dung sau:
- Sổ kế toán cần được lập vào thời điểm bắt đầu kỳ kế toán năm. Đối với các đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải được mở từ ngày doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động.
- Việc ghi chép sổ kế toán phải dựa trên chứng từ kế toán, đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Nội dung ghi trong sổ kế toán cần rõ ràng, chính xác, kịp thời và đầy đủ. Các số liệu được ghi phải trung thực, đúng với chứng từ kế toán liên quan.
- Sổ kế toán phải được cập nhật theo thứ tự thời gian phát sinh của các giao dịch tài chính. Dữ liệu năm sau phải được tiếp nối từ dữ liệu năm trước để đảm bảo tính liên tục. Việc ghi chép phải được duy trì từ khi mở sổ đến khi thực hiện khóa sổ.
- Khi ghi sổ, cần sử dụng bút mực, không được viết đè lên nội dung cũ, không ghi cách dòng hay thêm nội dung vào khoảng trống trên hoặc dưới dòng đã viết. Nếu chưa sử dụng hết trang, phần trống phải được gạch chéo. Khi kết thúc một trang, tổng số liệu cần được cộng lại và chuyển sang trang tiếp theo.
- Trước khi lập báo cáo tài chính hoặc trong các trường hợp theo quy định pháp luật, đơn vị kế toán phải thực hiện khóa sổ kế toán.
- Sổ kế toán có thể được ghi chép bằng phương tiện điện tử. Sau khi khóa sổ, đơn vị có thể in và đóng thành tập cho từng kỳ kế toán hoặc lưu trữ dưới dạng điện tử với điều kiện đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể truy xuất khi cần thiết trong thời hạn lưu trữ theo quy định.
3. Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm, thời hạn và kinh nghiệm lưu trữ sổ sách
3.1. Những loại sổ sách kế toán cần in cuối năm
Thông thường, vào cuối năm hoặc cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp sẽ tiến hành in sổ sách kế toán để lưu trữ, dữ liệu kế toán cũng như rà soát dữ liệu phục vụ cho việc lập Báo cáo Tài chính.
Những loại sổ sách cần in bao gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Sổ kế toán chi tiết: Ghi nhận các giao dịch cụ thể liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu – phải trả, hàng tồn kho, tài sản cố định và các khoản chi tiết khác.
- Chứng từ kế toán liên quan: Bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu – chi, chứng từ ngân hàng, sổ phụ, hợp đồng kinh tế và các tài liệu đi kèm khác.
- Bộ báo cáo tài chính: Gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp), Bảng cân đối phát sinh tài khoản và Thuyết minh báo cáo tài chính.
3.2. Thời hạn lưu trữ sổ sách
Theo khoản 5 Điều 41 Luật kế toán 2015 có quy định về thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán như sau:
– Yêu cầu lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán).
– Yêu cầu lưu trữ ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Yêu cầu lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Tạm kết:
Sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, theo dõi và kiểm soát tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán. Bên cạnh đó, việc in ấn, lưu trữ và quản lý sổ sách kế toán không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đối chiếu số liệu, lập báo cáo tài chính, cũng như phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra khi cần thiết. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lưu trữ sổ sách kế toán khoa học, tuân thủ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu, đồng thời áp dụng các phương pháp tối ưu để quản lý sổ sách một cách hiệu quả và thuận tiện trong quá trình tra cứu.
